展品運輸、ATA單證冊與海關
把帶回、贈送和銷售的貨物分開，讓往返運輸與海關手續形成閉環。
先決定每件貨物展後去哪裡，再選擇運輸和申報方式。建立一份總清單，寫明品名、材質、用途、數量、序列號、尺寸、重量和合理申報價值，並附照片。清單同時交給貨代、報關代理和現場負責人；實物或數量變化時同步更新，不讓三方各拿一版。
先分三類貨物
可原樣帶回的機器、工具和展示樣品列為一類；派發或消耗的贈品、試吃品和印刷品列為另一類；計劃現場銷售或留給客戶的貨物單列。用途決定可以採用什麼手續。寫“樣品”不等於免稅，寫“無商業價值”也不能替代真實估價。
向代理說明是否有鋰電池、化學品、食品、無線裝置或木質包裝，請其核實運輸及進口要求。產品有準入、檢疫或危險品限制時，臨時進口檔案不能代替這些許可。供應商給出的包裝方案要與承運人接受條件一致。
ATA單證冊解決什麼問題
美國國際貿易署介紹，ATA單證冊用於符合條件的貨物臨時進出境，可涵蓋商業樣品、專業裝置及展覽用品；消耗品不在其適用範圍內。是否接受單證冊、接受哪些用途，要逐一核對目的地及過境地，不能只看是否加入相關體系。
把完整路線、貨物清單和預計返運日交給中國的簽發機構及目的地報關代理，確認能否使用、擔保費用、有效期和海關給出的復出口期限。本文是準備方向，不替代個案清關意見。不要把單證冊理解成可以長期留貨或隨時出售的許可證。
每個口岸都要有記錄
在出境、入境、復出口和回國環節，提前確認找哪個海關視窗、辦公時間及需要誰到場。隨身攜帶樣品也要核對申報流程，不能因為箱子跟人同行就跳過手續。指定一人保管單證冊原件，拍照備份已辦理的頁碼，並核對編號與實物一致。
返程航班很早或經過多個國家時，給辦理手續留足時間。單證冊整體有效期與某次入境規定的復出口期限可能不同，專案表中分別記錄，以較早的實際要求安排退運。遺失檔案、貨物損壞或打算留貨時，先問代理與簽發機構如何處理，未經確認不要自行改變用途。
運到城市還不算交付
讓貨代分別報價國際段、清關、臨時倉儲、館內搬運、空箱存放和回運。確認場館地址、館號、展位號、收貨時段、預約規則及現場電話。明確延誤、等待、超尺寸和加班如何收費，要求運輸保險列明承保範圍和免賠條件。
對關鍵演示準備備用方案：影片、剖面照片或可替代的小樣。倒排計劃時採用貨代針對這票貨給出的時效，再加入團隊選擇的餘量，不套用“海運六週一定夠”的說法。每天追蹤接近截止日的節點，出現風險儘早調整演示方式。
展後關掉未完成事項
按原清單逐件點貨，核對箱嘜、退運預約及海關檔案。收齊回國憑證後，與簽發機構確認單證冊核銷和擔保解除要求。把留置、贈送或損耗貨物的處理結果記入臺賬，最後再結運輸專案，避免人已回國而手續仍懸著。