展品运输、ATA单证册与海关
把带回、赠送和销售的货物分开，让往返运输与海关手续形成闭环。
先决定每件货物展后去哪里，再选择运输和申报方式。建立一份总清单，写明品名、材质、用途、数量、序列号、尺寸、重量和合理申报价值，并附照片。清单同时交给货代、报关代理和现场负责人；实物或数量变化时同步更新，不让三方各拿一版。
先分三类货物
可原样带回的机器、工具和展示样品列为一类；派发或消耗的赠品、试吃品和印刷品列为另一类；计划现场销售或留给客户的货物单列。用途决定可以采用什么手续。写“样品”不等于免税，写“无商业价值”也不能替代真实估价。
向代理说明是否有锂电池、化学品、食品、无线设备或木质包装，请其核实运输及进口要求。产品有准入、检疫或危险品限制时，临时进口文件不能代替这些许可。供应商给出的包装方案要与承运人接受条件一致。
ATA单证册解决什么问题
美国国际贸易署介绍，ATA单证册用于符合条件的货物临时进出境，可涵盖商业样品、专业设备及展览用品；消耗品不在其适用范围内。是否接受单证册、接受哪些用途，要逐一核对目的地及过境地，不能只看是否加入相关体系。
把完整路线、货物清单和预计返运日交给中国的签发机构及目的地报关代理，确认能否使用、担保费用、有效期和海关给出的复出口期限。本文是准备方向，不替代个案清关意见。不要把单证册理解成可以长期留货或随时出售的许可证。
每个口岸都要有记录
在出境、入境、复出口和回国环节，提前确认找哪个海关窗口、办公时间及需要谁到场。随身携带样品也要核对申报流程，不能因为箱子跟人同行就跳过手续。指定一人保管单证册原件，拍照备份已办理的页码，并核对编号与实物一致。
返程航班很早或经过多个国家时，给办理手续留足时间。单证册整体有效期与某次入境规定的复出口期限可能不同，项目表中分别记录，以较早的实际要求安排退运。遗失文件、货物损坏或打算留货时，先问代理与签发机构如何处理，未经确认不要自行改变用途。
运到城市还不算交付
让货代分别报价国际段、清关、临时仓储、馆内搬运、空箱存放和回运。确认场馆地址、馆号、展位号、收货时段、预约规则及现场电话。明确延误、等待、超尺寸和加班如何收费，要求运输保险列明承保范围和免赔条件。
对关键演示准备备用方案：视频、剖面照片或可替代的小样。倒排计划时采用货代针对这票货给出的时效，再加入团队选择的余量，不套用“海运六周一定够”的说法。每天追踪接近截止日的节点，出现风险尽早调整演示方式。
展后关掉未完成事项
按原清单逐件点货，核对箱唛、退运预约及海关文件。收齐回国凭证后，与签发机构确认单证册核销和担保解除要求。把留置、赠送或损耗货物的处理结果记入台账，最后再结运输项目，避免人已回国而手续仍悬着。