首次出國參展清單
從提前六個月到展後兩週，把責任人、截止日期和交付物放進同一張表。
第一次出國參展，先指定一位專案負責人。用共享表記錄任務、責任人、截止日期、狀態和檔案連結，涉及付款或外部確認的專案保留書面憑據。下面是建議時間線；簽證預約、運輸和主辦方截止日期要單獨核實，不能把這份清單當成辦理時限。
提前六個月：確定目標與邊界
確認展會官方日期、場館、展品範圍和觀眾型別。把參展目標寫成合格會面或樣品測試機會，核定包含差旅、運輸和人員投入的總預算。合同簽署前核對展位號、面積、配套、付款節點、取消條款和收款主體。準備一個無法成行時的止損方案，明確誰有權調整預算。
列出出行人員及實際活動：商務洽談、裝置演示、安裝或其他工作。按護照、居住地和活動查官方入境要求，確認邀請函如何申請。不要承諾統一齣籤時間，也不要在行程尚未確認時集中購買不可退專案。
提前三到四個月：訂服務與排運輸
下載本屆參展手冊，逐項提取搭建審批、電力、網路、吊點、運輸和撤展截止日期。主辦方或場館的技術規定是核對依據；不同展會不能共用上一屆的結論。
讓貨代根據貨物尺寸、重量、價值和用途提出往返方案。區分將帶回的樣品、贈品及銷售貨物，提前說明電池、液體和木包裝。預訂住宿時檢視取消期限和到展館入口的實際交通，不只比較地圖直線距離。給負責接貨和搭建的人安排必要的提前到場時間。
提前兩個月：準備能用的銷售材料
選少量主推產品，做好英文或當地語言單頁。每款寫清型號、關鍵引數、最低訂貨量、交期和報價條件；沒有認證的產品不寫已認證。讓技術同事核對術語，給翻譯準備詞彙表和演示指令碼。
向目標客戶傳送具體會面邀請，給出展位號、兩個時間選項和議題。準備線索表，記錄用途、數量、採購時間、下一步及聯絡人偏好的溝通方式。紙質表和離線檔案作為備用，並安排誰保管含聯絡人資訊的資料。
提前三週到出發前：逐項驗收
確認貨物跟蹤號、清關聯絡人、到館時段和退運預約。核對人員證件、保險、門票、搭建證及緊急聯絡人。把合同、報價、產品資料和路線儲存離線副本。現場演練一次講解和線索登記，明確誰接待、誰記錄、誰外出拜訪，避免空攤。
檢查裝置銘牌的電壓、頻率、功率和插頭，向場館確認供電服務。轉接插頭不能代替變壓裝置。最後把未完成事項交給具體負責人，不用“應該沒問題”作為驗收結論。
展中到展後兩週：把承諾交出去
每天開場前檢查展臺，閉館後整理聯絡人、現場承諾和第二天安排。遇到報價或規格不確定，記錄問題並約定回覆日期，不臨時猜測。
展後兩天內先聯絡已約定下一步的客戶；一週內完成資料、報價和樣品安排。兩週核心對退運檔案與服務賬單，寫一頁復盤：預算偏差、合格商機、未兌現承諾及負責人。訂單週期較長時繼續跟蹤，不能用收到的名片數代替成交結果。