首次出国参展清单
从提前六个月到展后两周，把责任人、截止日期和交付物放进同一张表。
第一次出国参展，先指定一位项目负责人。用共享表记录任务、责任人、截止日期、状态和文件链接，涉及付款或外部确认的项目保留书面凭据。下面是建议时间线；签证预约、运输和主办方截止日期要单独核实，不能把这份清单当成办理时限。
提前六个月：确定目标与边界
确认展会官方日期、场馆、展品范围和观众类型。把参展目标写成合格会面或样品测试机会，核定包含差旅、运输和人员投入的总预算。合同签署前核对展位号、面积、配套、付款节点、取消条款和收款主体。准备一个无法成行时的止损方案，明确谁有权调整预算。
列出出行人员及实际活动：商务洽谈、设备演示、安装或其他工作。按护照、居住地和活动查官方入境要求，确认邀请函如何申请。不要承诺统一出签时间，也不要在行程尚未确认时集中购买不可退项目。
提前三到四个月：订服务与排运输
下载本届参展手册，逐项提取搭建审批、电力、网络、吊点、运输和撤展截止日期。主办方或场馆的技术规定是核对依据；不同展会不能共用上一届的结论。
让货代根据货物尺寸、重量、价值和用途提出往返方案。区分将带回的样品、赠品及销售货物，提前说明电池、液体和木包装。预订住宿时查看取消期限和到展馆入口的实际交通，不只比较地图直线距离。给负责接货和搭建的人安排必要的提前到场时间。
提前两个月：准备能用的销售材料
选少量主推产品，做好英文或当地语言单页。每款写清型号、关键参数、最低订货量、交期和报价条件；没有认证的产品不写已认证。让技术同事核对术语，给翻译准备词汇表和演示脚本。
向目标客户发送具体会面邀请，给出展位号、两个时间选项和议题。准备线索表，记录用途、数量、采购时间、下一步及联系人偏好的沟通方式。纸质表和离线文件作为备用，并安排谁保管含联系人信息的资料。
提前三周到出发前：逐项验收
确认货物跟踪号、清关联系人、到馆时段和退运预约。核对人员证件、保险、门票、搭建证及紧急联系人。把合同、报价、产品资料和路线保存离线副本。现场演练一次讲解和线索登记，明确谁接待、谁记录、谁外出拜访，避免空摊。
检查设备铭牌的电压、频率、功率和插头，向场馆确认供电服务。转接插头不能代替变压设备。最后把未完成事项交给具体负责人，不用“应该没问题”作为验收结论。
展中到展后两周：把承诺交出去
每天开场前检查展台，闭馆后整理联系人、现场承诺和第二天安排。遇到报价或规格不确定，记录问题并约定回复日期，不临时猜测。
展后两天内先联系已约定下一步的客户；一周内完成资料、报价和样品安排。两周内核对退运文件与服务账单，写一页复盘：预算偏差、合格商机、未兑现承诺及负责人。订单周期较长时继续跟踪，不能用收到的名片数代替成交结果。