Première participation à un salon à l’étranger : la liste de contrôle
Un calendrier sur six mois, avec responsables et livrables, jusqu’à deux semaines après le salon.
Désignez un responsable et tenez un tableau commun : tâche, personne chargée, échéance, état et justificatif. Conservez les confirmations écrites des réservations et paiements. Ce calendrier est une proposition d’organisation ; les délais du salon, des visas et du transport doivent être vérifiés séparément.
Six mois avant : définir le périmètre
Vérifiez dates officielles, lieu, produits représentés et public. Fixez un objectif en rendez-vous qualifiés ou essais et un budget comprenant voyage, fret et temps de travail. Avant signature, contrôlez numéro de stand, surface, prestations, paiements, annulation et bénéficiaire. Prévoyez qui peut réduire ou modifier le projet si l’équipe ne peut pas partir.
Listez les activités de chaque voyageur, y compris démonstration ou installation. Consultez les règles officielles d’entrée selon le passeport, la résidence et le motif, et demandez comment obtenir une invitation. Évitez de multiplier les dépenses non remboursables tant que des conditions essentielles restent incertaines.
Trois à quatre mois avant : réserver les services
Téléchargez le manuel de cette édition. Relevez les échéances d’approbation du stand, d’électricité, de réseau, d’accrochage, de livraison et de démontage. Utilisez les documents actuels de l’organisateur et du site.
Demandez au transitaire un plan aller-retour fondé sur les dimensions, le poids, la valeur et l’usage des marchandises. Séparez les échantillons à rapporter, les cadeaux et les produits à vendre ; signalez batteries, liquides et emballages en bois. Comparez les conditions d’annulation des hôtels et le trajet jusqu’à la bonne entrée. Prévoyez l’arrivée du personnel chargé des livraisons et de la réception du stand.
Deux mois avant : préparer les échanges commerciaux
Sélectionnez quelques produits et rédigez des fiches en anglais ou dans la langue locale : modèle, caractéristiques, quantité minimale, délai et conditions tarifaires. Faites valider les termes techniques. Donnez à l’interprète un glossaire et un scénario de démonstration. N’annoncez pas une certification non obtenue.
Invitez les clients ciblés avec numéro de stand, sujet et deux créneaux. Préparez une fiche contact indiquant usage, quantité, calendrier, prochaine action et canal préféré. Gardez une solution hors ligne et attribuez la responsabilité des données.
De trois semaines avant jusqu’au départ : vérifier
Confirmez suivi du fret, interlocuteur douane, créneaux de livraison et enlèvement retour. Contrôlez documents de voyage, assurance, badges, accès montage et numéros d’urgence. Sauvegardez les pièces essentielles hors ligne. Répétez la démonstration et répartissez accueil, notes et visites extérieures.
Vérifiez tension, fréquence, puissance et connecteurs sur les appareils, puis l’alimentation auprès du site. Un adaptateur de prise ne transforme pas la tension. Toute question ouverte doit avoir un responsable et une échéance.
Pendant le salon et les deux semaines suivantes
Inspectez le stand chaque matin. Le soir, reprenez contacts, engagements et programme du lendemain. Si un prix ou une caractéristique reste incertain, notez la question et annoncez une date de réponse.
Traitez en priorité les suites promises dans les deux jours ; envoyez documents et devis et organisez les échantillons pendant la première semaine. Avant la fin de la deuxième, rapprochez documents de retour et factures. Rédigez une page sur les écarts budgétaires, opportunités qualifiées et engagements ouverts. Continuez à suivre les ventes longues : les cartes de visite ne sont pas des commandes.